17 octubre, 2017

Uso de plantillas en Power Point, breve tutorial

En esta entrada vamos a hacer un rápido tutorial, destinado a mostrar cómo usar plantillas de Microsoft PowerPoint de forma rápida y sencilla. Servirá por tanto para dar un mejor aspecto a las presentaciones y series de diapositivas que hagamos con dicho programa (documentos en formato .PPT y .PPTX por tanto).

Explicaremos también cómo instalar y usar estas plantillas, muy útiles para modificar con un solo clic los colores, estilo de los elementos y demás, sin que el contenido se vea afectado. Esto tiene la ventaja de poder centrarnos solo en la información que queramos plasmar, estando tranquilos desde el primer momento respecto a la calidad del diseño estético de las diapositivas (hay muchas plantillas enormemente atractivas que pueden descargarse de Internet, además de las que vienen con el propio programa, denominadas usualmente templates o themes).

Las propias plantillas, themes o templates de PowerPoint pueden modificarse a su vez en todo momento, ya sea antes de rellenarlas, durante el trabajo o incluso cuando ya se ha puesto toda la información en el documento.

La forma de hacerlo es, como digo, muy sencilla. Vamos a ver concretamente qué opciones tenemos:

1. Cómo cambiar el theme aplicado.

Como cambiar template en PowerPoint, captura

En el menú Diseño (Design en la versión en inglés del programa) podremos ver los diversos themes (plantillas) instalados. En versiones antiguas de PowerPoint esto puede estar en el menú Formato/Diseño de la diapositiva.

No puede ser más sencillo cambiar el theme (esto es, los colores y tipos de letra, pero también incluso la disposición de los elementos): basta con clicar en el que más nos guste. Por tanto podemos ir haciendo clic en todos ellos uno tras otro, con toda tranquilidad, hasta decidirnos por el más adecuado.

Como hemos comentado, PowerPoint viene con bastantes plantillas instaladas, a las que podemos añadir más, ya sea para diferenciarnos de otros, porque necesitamos un estilo o temática concreta, o simplemente en busca de diseños de alta calidad que nos liberen de pensar en esta faceta.

En esta pequeña guía se muestra de hecho un theme que no viene con el programa. Se llama Simplicity, y es un template corporativo de altísima calidad, además de muy limpio y agradable a la vista. Tiene muchísimo éxito actualmente, lo cual no me sorprende pues es muy bueno.

También podemos diseñar por nuestra cuenta algo como eso (no hacen falta tantas diapositivas como las de este tema premium para PowerPoint 2013 o superior, pues incluye más de 25.000 nada menos). Sin duda será una presentación efectiva. Las líneas limpias y colores agradables funcionan muy bien.

2. Ver los themes instalados.

Clicar en la pequeña flecha hacia abajo, en la pestaña Diseño

Para ver todas las plantillas disponibles que tenemos, clicar en la pequeña flecha hacia abajo. Se desplegarán todas las que tengamos instaladas.

Ver los templates instalados en PowerPoint, captura

Hay que tener en cuenta que cada theme o plantilla incluye a su vez muchas diapositivas diferentes (hasta cientos de ellas, como antes comenté).

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3. Cómo instalar themes nuevos.

A lo mejor tenemos una presentación realmente importante, y cuando desplegamos todas las plantillas disponibles vemos que no hay ninguna lo suficientemente atractiva, o cuyo estilo encaje con el tema. Sin duda el diseño de la presentación es un aspecto importantísimo, que no debe dejarse de lado en ningún caso. Es vital que el mensaje tenga un formato limpio y agradable. Es algo así como el traje que llevamos, de hecho (por sí mismo ya informa sobre nosotros).

Existen diversas ubicaciones donde pueden obtenerse plantillas para PowerPoint, aunque yo recomiendo que nos dirijamos a sitios profesionales (y, por supuesto, legales). Así podremos estar totalmente tranquilos respecto a la calidad –y seguridad- de los materiales descargados. El tema Simplicity es realmente bueno y recomendable (ver link que puse antes), o también puede consultarse la lista de las plantillas PowerPoint más vendidas, pues no son demasiado caras en realidad (unos 15-20$) y merece bastante la pena.

También puede ser interesante el listado de plantillas recopilado por el blog comunicacion-multimedia.info. Alguna es incluso gratuita, y bastante buena.

Una vez descargados, para instalar los nuevos themes es bastante sencillo, no hace falta ser profesional. Basta con hacer lo siguiente:

Instalar plantillas o themes en PowerPoint, captura 1

Una vez descargada la plantilla, obtendremos un archivo comprimido de tipo ZIP. Dentro del mismo, al descomprimirlo, encontraremos los archivos .THMX, que son los temas de PowerPoint propiamente dichos (generalmente se incluyen muchos extras de todo tipo, como archivos de Word o Excel, iconos, guías de uso… de todo).

Pues bien, bastará con crear una carpeta en cualquier sitio que queramos (en “Mis Documentos”, el escritorio o cualquier otra parte), y copiar allí los archivos THMX.

A continuación, iremos a PowerPoint (arrancaremos el programa).

Instalar plantillas o themes en PowerPoint, captura 2

En las opciones del menú Archivo (File Options en la versión en inglés del programa), iremos al apartado que establece la ubicación por defecto de las plantillas personales (Default personal templates location).

Pues bien, en dicha carpeta es donde tenemos que copiar los archivos .THMX, o bien podemos escribir la ruta hasta la carpeta que queramos. El caso es que estén ahí los temas nuevos que hemos descargado.

Cuando lo hayamos hecho, clicamos “Ok”, y listo.

Instalar plantillas o themes en PowerPoint, captura 3

Solo con eso ya estarán disponibles los nuevos temas (si no aparecen cerrar el programa y volverlo a abrir, para que se actualice). Para verlos, ir al menú de arriba, a la pestaña Home (la segunda, justo tras Archivo). Una vez allí, en el apartado Layout (“Plantilla”) podremos ver que están los temas descargados, listos para aplicarse con simple clic.

Concretamente, para aplicarlos bastará con hacer clic en “Nueva diapositiva” –o New Slide-. Después es tan sencillo como clicar en el botón desplegable justo a la derecha, para ver las plantillas en forma de miniaturas o esquemas, que dan una idea de la disposición de los elementos en las mismas.

4. Rellenar themes instalados.

Estas plantillas pueden aplicarse tanto a nuevas presentaciones como incluso a documentos ya terminados, como vimos antes.

Hacerlo es una vez más realmente sencillo, pues basta con clicar en una de las miniaturas disponibles. DIcha plantilla se aplicará a la diapositiva que esté abierta en ese momento, ya sea una nueva en blanco o una que ya tenga contenido.

Rellenar plantilla de PowerPoint, captura

Lógicamente, si la diapositiva tiene ya elementos que no coinciden con la plantilla, habrá problemas. Así pues es recomendable usar themes compatibles entre sí (por tanto los que vienen en cada “pack”). En otras palabras, lo mejor a la hora de cambiar de plantilla, es hacerlo dentro de las que vienen en el mismo paquete. Si se trata de un “pack” profesional no habrá problema.

Si vamos a rellenar la plantilla desde cero, bastará con añadir una diapositiva, clicar en la plantilla elegida y listo, podremos empezar a poner el contenido, ya sea añadiendo textos en las cajas prediseñadas, imágenes, o ambas.

En todo momento podremos cambiar la plantilla de la diapositiva, sencillamente haciendo clic en otra. El contenido añadido por nosotros seguirá estando en dicha diapositiva, habiendo cambiado meramente la disposición y estilo estético de las cajas y elementos. Esto es debido a que –en los “packs” profesionales- las plantillas comparten las mismos cuadros y objetos prediseñados, solo que dispuestos de forma diferente.

En resumen, la opción de usar themes es sin duda muy recomendable, pues nos liberará de la imprescindible faceta del diseño de la presentación. Los paquetes incluyen habitualmente docenas y docenas de temas, con diferentes estilos o temáticas, y compatibles entre sí. Cada tema, a su vez, puede contener incluso cientos de plantillas diferentes, para diapositivas de todo tipo: esquemas, mensajes directos, gráficos… Una enorme variedad de disposiciones y estilos. Por tanto, se trata de un recurso realmente útil para prácticamente cualquier sector profesional que podamos imaginar, y siempre con un diseño atractivo y de calidad. En pocas palabras: se trata de herramientas eficaces.